Yazı İşleri Müdürlüğü
Görev Tanımı
Başkanlık Makamınca onaylanarak Meclis ve Encümene gönderilen evrakların , işlemlerini yapmak ; Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve vatandaş dilekçelerinin kaydını yaparak işlemlerini sonlandırmak.-
Faaliyet ve Hizmetler
• Başkanlık Makamının talebi üzerine gerekli yazıların hazırlanması ile ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
• Belediye birimlerinden gelen bilgi ve belgelerin işlem görmesini sağlamak,
• Belediyeye gelen bütün resmi evrak ve dilekçelerin kaydını yaparak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
• Diğer kurumlardan gelen yazıları cevaplamak, Belediyeye ait posta hizmetlerinin yapılmasını sağlamak,
• Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlamak,
• Meclis toplantı gün ve saatinin Meclis Üyelerine bildirilmesini sağlamak,
• Belediye Meclisi ve Encümenince alınan kararların yasalarda öngörülen süreler içinde gereken işlemlerini yaparak ilgili dairelere ulaşmasını sağlamak,
• Belediye Meclisi ihtisas komisyonlarının, karar ve raporlarının yazılmasını sağlamak,
• Evlendirme memurlarını koordine etmek,
• Amirlerince kanun,tüzük,yönetmelik,genel emirler ve mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
Büro Islemleri: Belediye Baskanligimiza hitaben, tüm kamu kurum ve kuruluslari tarafindan Gelen resmi evraklar, vatandaslarimiz tarafindan verilen, istek ve sikayetlerinin yer aldigi talepler kayda alinarak, ilgili birimlere gönderilir.3071 sayili dilekçe kanununun 7.maddesi geregince en geç 30 günlük yasal süresi içerisinde cevap verilir. Verilen cevaplarin karsiligi Vatandas Oilekçe Defterinden kapatilir.
Posta Islemleri: Belediyemiz birimleri tarafindan, kamu kurum ve kuruluslarina ve vatandaslara gönderilecek tüm evraklar( Iadeli Taahhütlü, Tebligat, normal v.b. olarak) Müdürlügümüz tarafindan postaya verilerek, ilgili yerlere gönderilmesi saglanir.
Encümen Çalismalari: Belediye Encümenimiz 5393 Sayili Belediye Kanununun 34. maddesinde siralanan görevleri yerine getirmek üzere, 35. madde kapsaminda haftada 2 kez toplanarak, Encümene havale edilen konulari bir hafta içinde karara baglamakta, karara baglanan kararlarin yazimi, imza altina alinmasi, dosyalanmasi, ilgili birimlere ulastirilmasi
Müdürlügümüzce gerçeklestirilmektedir. .
Ayrica 5393 Sayili Belediye Kanununun 36. maddesine istinaden Encümen üyelerinin oturum günlerinin tespiti müdürlügümüzce hazirlanarak ilgili birime gönderilmektedir.
Meclis Çalismalari:
a) Karsiyaka Belediye Meclisinin çalismalari gerek 5393 Sayili Belediye Kanunu gerekse, 9 Ekim 2005 tarih ve 25961 Sayili Resmi Gazetede yer alan Belediye Meclisi Çalisma Yönetmeligine uygun olarak, müdürlügümüzün bünyesinde gerçeklestirilmektedir.
b) 5393 Sayili Belediye Kanununun Meclis Toplantisi baslikli 20. maddesi geregi, Her ayin ilk haftasi gerçeklestirilen meclis toplantilari sesli ve görüntülü cihazlarla kaydedilmekte olup, Yazi Isleri Müdürlügümüzce tutanak altina alinmaktadir.
Meclis toplanti yeri ve zamani gerek ilan panomuzda gerekse internet araciligiyla, müdürlügümüz tarafindan halka duyurulmaktadir.
c) Meclis görüsmeleri, Müdürlügümüzce tutanak altina alinmakta olup, ayrica karar tutanaklari da her meclis toplantisindan önce, Meclis Üyelerine dagitilmaktadir.
d) 21. Maddede yer alan Meclis Gündemi Belediye Baskani tarafindan belirlendikten sonra, Müdürlügümüzce hazirlanarak, kanuni süresi içerisinde Meclis Üyelerine ve halka duyurulmaktadir.
e) 5393 sayili Belediye Kanununun 23. maddesi ile Meclis Çalisma Yönetmeliginin 17. maddesi geregi kesinlesen Meclis Kararlari, kesinlestigi tarihten itibaren en geç yedi gün içinde kaymakamliga gönderilerek yürürlüge girmesi saglanir.
Evlendirme Memurlugu; 8 Aralik 2006 tarih ve 26370 sayili Resmi Gazetede yayinlanan Evlendirme Yönetmeliginde degisiklik yapilmasina dair yönetmelik dogrultusunda, evlendirme islemlerini gerçeklestirmektedir.
|
