T.C.
İZMİR İLİ
KARŞIYAKA BELEDİYESİ
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak

AMAÇ

MADDE 1
Bu yönetmelik Karşıyaka Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili esasları düzenler

KAPSAM

MADDE 2
Bu yönetmelik Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluklarıyla birlikte: Müdürlükte görevli personelin çalışma usul ve esaslarını kapsar. 

HUKUKİ DAYANAK

MADDE 3
5393 Sayılı Belediye Kanunu ve görevin gerektirdiği ilgili yönetmelik, tüzük ve mer-i mevzuata göre hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Tanımlar

KURULUŞ
 
a) Müdür 
b) Şef
c) Sekreter
d) Memur 

 
TANIMLAR

MADDE 4
Bu Yönetmelikte geçen,

Müdür :Özel Kalem Müdürü
Şef    :Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan şef
Sekreterler    :Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan sekreterler,
Memur   :Özel Kalem Müdürlüğünde görevli memurları

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar
 
MÜDÜR

MADDE 8
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu doğrultusunda atanır, birinci sicil amiridir. Müdürlükteki işlerin 5393 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri, ilgili genelge, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde doğru ve düzenli yapılmasından sorumludur. 

MADDE 9
Özel Kalem Müdürlüğü Karşıyaka Belediye Başkanının randevularını düzenleyerek hazırlar ve gelen misafirlerin programa uygun olarak Başkan ile görüşmelerini sağlayıp koordine eden birimdir.

MADDE 10
Müdürlük yazışmalarını kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgelere uygun olarak kontrol ederek başkana sunmak

MADDE 11
Müdürlükle ilgili tüm hizmetleri başkan adına takip ve kontrol etmek, başkan tarafından verilen yetkileri kullanmak,

MADDE 12
Müdürlüğün yapması gereken iş ve işlemleri kanun tüzük ve yönetmelikler uygun bir şekilde yürütülmesini başkanın vereceği görevleri yerine getirmekten sorumludur.

MADDE 13
Şehirde cereyan eden resmi protokol faaliyetlerini bildirmek, gerekli olanlara; Başkanın veya vekilinin iştirakini sağlamak.

MADDE 14
Protokole dahil zevatın değişikliklerini günü gününe takip etmek ve işlemek.
Gelen davetiyeleri mektup telgraf vs. Başkan’a sunmak

ŞEF GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 15
Ortak nitelikteki yönetim görevlerini şeflik düzeyinde yerine getirmek

MADDE 16
Kendisine verilen yetki ve sorumluluklar dahilinde şeflikte yürütülen faaliyetleri yönlendirmek, koordine etmek,

MADDE 17
Şefliğe gelen yazıların gizliliğini temin etmek, düzgün tasnif edilmesi için gerekli tedbirleri almak,

MADDE 18
Başkanlık makamından gelen, istek ve talimatları aktarmak, Yürütülen işlerin hatasız ve zamanında bitirilmesi için gerekli çalışmayı yapmak ve gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak,

MADDE 19
Memurular tarafından üretilen işlerin doğruluğunu her aşamada kontrol etmek, bu konuda servis bünyesinde denetin sistemi oluşturmak,

MADDE 20
Yetkisi aşan konularda bağlı olduğu müdürden görüş ve talimat alarak, işlerin devamlılığını sağlamak,

MADDE 21
Servisten çıkışı yapılan her türlü yazı ve belgelerin doğruluğunu takip etmek, temsil ağırlama hizmetlerini yürütmek,

 
SEKRETER VE MEMURLARIN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 22
Özel Kalem Müdürlüğüne gelen telefon notlarını tutar, telefon bağlantılarını yapar, gelen konukların ilgililerle görüşmesini sağlar. Başkanın randevu taleplerini alarak, Özel kalem Müdürüne iletir. Ayrıca bilgisayarda hazırlanan davetiyeleri etiketleyip zarfladıktan sonra gönderilmesini sağlar.

MADDE 23
Başkana gelen evrakları okuyarak, kayıtlarını yapar. Okunan mektuplar, Özel Kalem Müdürünün onayından sonra Başkana ulaştırılır. Çeşitli yerlerden gelen davetiyeleri bilgisayara ve deftere kaydederek her gün Özel Kalem Müdürüne sunar. Çiçek ve telgrafları gönderir. Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarını dosyalayarak arşiv oluşturur.

MADDE 24
Başkan tarafından imzalanacak evrakların kayıtlarını yapar. Başkana arzını temin eder. Resmi törenlerin takibini yapar, çelenklerin gönderilmesini sağlar.

MADDE 25
Belediye Başkanının yurtdışı ve yurtiçi geçici görev yolluklarını hazırlamak, avans çekmek, yolluk işlemlerini yapmak.

MADDE 26
Belediye Başkanlığınca yapılan ağırlama giderlerinin dosyalarını hazırlamak ve ödemelerin yapılması için gerekli yazışmaları yapmak.

MADDE 27
Özel Kalem Müdürlüğü memur personelinin maaş, vergi iadesi, emeklilik ve kesinti listelerini hazırlamak ve havalesini yaptırmak.

MADDE 28
Belediye Başkanını ziyarete gelen misafirlerle yapılan resmi toplantılarda dağıtılmak üzere  ( çay, kahve, ıhlamur ve gerekli temizlik malzemelerini almak ) ve gerekli ünitelere dağıtımını yapmak.

MADDE 29
Resmi bayramlarda ve törenlerde Belediyece yapılacak ziyaretlerde Belediye Başkanı adına hediyelik malzeme almak.

MADDE 30
Başkanlık Makamınca ihtiyaç duyulan kırtasiye, hediyelik eşya, demirbaş, tüketim vs. malzemeleri almak ve dağıtımını yapmak.

MADDE 31
Başkanlık Makamınca kullanılan malzemelerin sayımını yapmak, gerekli
Malzemeleri demirbaşa kaydetmek, eskiyenleri demirbaşlardan düşmek, depolamak ve bakımlarını yaptırmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme

YÜRÜRLÜK

MADDE 32
Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Karşıyaka Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 33
Bu yönetmelik hükümlerini Karşıyaka Belediye Başkanı yürütür.