Etüt Proje Müdürlüğü

T.C.
KARŞIYAKA BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ETÜT PROJE MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ ve KAPSAM
MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı, Etüt Proje Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

HUKUKİ DAYANAK
MADDE 2-  Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu 15/1-b bendi hükümleri ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR
MADDE 3 – Bu yönetmelikte geçen
Belediye : Karşıyaka Belediyesini
Başkanlık: Karşıyaka Belediye Başkanlığını   
Başkan    : Karşıyaka Belediye Başkanını
Meclis     : Karşıyaka Belediye Meclisini
Encümen : Karşıyaka Belediye Encümenini
Müdürlük: Etüt Proje Müdürlüğünü
Müdür     : Etüt Proje Müdürünü
Personel  : Etüt Proje Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
KURULUŞ
MADDE 4- Karşıyaka Belediye Başkanlığı Etüt Proje Müdürlüğü, 22.02.2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” gereğince, Karşıyaka Belediye Meclisi’nin 02.08.2010 tarih ve 115 sayılı kararıyla kurulmuştur.

TEŞKİLAT
MADDE 5- (1) Etüt Proje Müdürlüğü’nün personel yapısı aşağıdaki belirtilen şekildedir.

1. Müdür
2. Memurlar
3. İşçiler
4. Diğer personel

           (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

1. Dış İlişkiler Birimi
2. Fon ve Hibe Birimi
3.  Araştırma Geliştirme Birimi (Ar-Ge Birimi)
4.  İdari ve Mali İşler  Birimi
5. Belediyemizin Üyesi Olduğu Birlikler Birimi
6. Evrak Kayıt ve Arşiv Birimi

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar
GÖREVLER
MADDE 6-  (1) Genel

1. Kentin daha yaşanabilir ve çağdaş kılınması yönünde her türlü program ve proje hazırlamak veya hazırlatmak; bu amaçla ulusal ve uluslararası hibe, fon ve kredilerden yararlanmak,
2. Müdürlük ve Belediyenin diğer birimlerince üretilecek projelerle ilgili bütünlük ve eşgüdüm sağlamak,
3. Kardeş şehirler, diğer şehirler ya da kurumlarla ortak projeler geliştirmek ve gerçekleştirmek,
4. Kent paydaşları ile birlikte proje üretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,
5. Proje yarışmaları düzenlemek,
6. Belediyenin uygulayacağı projelerle ilgili olarak halk katılım toplantıları düzenlemek,
7. Kent ve yerel yönetim hizmetlerine yönelik politika ve proje geliştirmesine dönük olarak, uzman kişilerden danışmanlık almak ve bu konuda gerektiğinde danışma kuralları oluşturmak,
8. Kentsel kalkınma yönünde çalışmalar yapmak ve projeler geliştirmek,
9. Kent kimliğini belirleyici, Karşıyaka’nın bir tarih, kültür, doğa, turizm, sanayi ve ticaret kenti olarak geliştirilmesi yönünde projeler üretilmesini sağlamak,
10. Karşıyaka İlçesinin doğal, tarihi ve kültürel değerleri ile ilgili araştırma ve tespitler yapmak, bu değerlerin evrensel koruma ilkeleri doğrultusunda yaşatılması ve canlandırılması için projeler üretmek,
11. Kent envanterinin oluşturulmasını sağlamak,
12. Belediye hizmetlerinin daha verimli ve etkin sunulması yönünde araştırma ve geliştirme çalışmaları yapmak ve projeler geliştirmek,
13. Müdürlüğün görev alanıyla ilgili olarak çağdaş uygulama ve örnek projeleri izlemek, değerlendirmek ve öneriler hazırlamak,
14. Hazırlanan projeleri uygulayıcı birimlere iletmek, talep halinde açıklayıcı bilgi vermek ve uygulamaları işbirliği içinde izlemek,
15. Üye ve aday ülkelerin yerel yönetimleri, sivil toplum kuruluşları ve özel sektör kuruluşları ile iletişim, bilgi alışverişi ve koordinasyonun sağlanması suretiyle adaylık döneminde tüm gelişmelerden faydalanılması ve yerel yönetim platformunda Karşıyaka Belediyesi’nin işbirliklerinin arttırılmasını sağlamak,
16. Belediyemizin uluslararası kuruluşlar ile mevcut ilişkilerinin geliştirmek ve yeni ilişkiler kurmak,
17. Yerel yönetimler alanında faaliyet gösteren bazı uluslararası kuruluşların çalışmalarına aktif bir şekilde katılarak, bu kuruluşlarla ortak faaliyetler planlamak ve yürütmek,
18. Yerel yönetimler aracılığı ile uluslararası kurum ve kuruluşlar ile kültür ve sanat kurumları ile ilişki kurmak işbirliğini sağlamak ve hedef ülkenin insanlarına doğrudan ulaşarak kültürümüzün tanıtımını sağlamak,
19. Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören, şölen, festivaller ve fuarlara katılmak, tertip etmek,
20. Doğal yapının ve çevrenin korunması ve sağlıklı bir kent dokusunun oluşması için sürdürülebilir projelerin üretilerek hayata geçirilmesini sağlamak,
21. Yenilebilir enerji kaynaklarının araştırılması, bunlara ilişkin projelerin ve tespitlerin yapılarak uygulamaların hayata geçirilmesini sağlamak amacı ile ilgili müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak,
22. Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Müdürün görev yetki ve sorumluluğu;
MADDE 7-  Etüt Proje Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanına karşı sorumlu olup;

1. Bu yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
2. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
3. Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,
4. Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,
5. İlgili yönetmeliğe uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkilerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,
6. Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,
7. Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlamak,
8. Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlatmak,
9. Harcama yetkisi alarak 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek
10. İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
11. Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili Yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek,
12. Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

MADDE 8-  Dış İlişkiler Birimi

1. Kardeş şehirler, diğer şehirler ya da kurumlarla ortak projeler geliştirmek ve gerçekleştirmek 
2. Belediyemizin uluslararası kuruluşlar ile mevcut ilişkilerinin geliştirmek ve yeni ilişkiler kurmak,
3. Yerel yönetimler alanında faaliyet gösteren bazı uluslararası kuruluşların çalışmalarına aktif bir şekilde katılarak, bu kuruluşlarla ortak faaliyetler planlamak ve yürütmek,
4. Belediyemize intikal eden çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ve ilgili kurumlara ulaştırmak,
5. Belediyemizce yapılan çalışmaların yabancı misyon temsilcilerine tanıtılması, yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen çeşitli toplantılarda sunulmasını teminen yazılı ve görsel materyaller geliştirmek
6. Yerel yönetimler aracılığı ile uluslararası kurum ve kuruluşlar ile kültür ve sanat kurumları ile ilişki kurmak işbirliğini sağlamak ve hedef ülkenin insanlarına doğrudan ulaşarak kültürümüzün tanıtımını sağlamak,
7. Uluslararası kuruluş, kardeş kent ve diğer dünya kentlerinden gelecek misafirleri ağırlamak, gerekli programları yapmak, motivasyonlarını ve yetkililerle görüşmelerini sağlamak,
8. Ülkeler ve belediyeler arasında ekonomi, ticaret, eğitim, bilim ve teknoloji konularında alışverişi geliştirmek, işbirliği alanlarını genişletmek.
9.  Tüm bu amaçlar doğrultusunda gerek kendi bünyesinde gerekse yurtiçi ve dışı ilgili kurum ve kuruluşlarla koordinasyona giderek ortak inceleme, araştırma ve uygulama birimleri oluşturmak ve çalıştırmak,
10. Sosyal devlet anlayışının daha da gelişmesi için dış ülke kentlerine yapılacak seyahatlerdeki gözlem, inceleme ve dokümantasyon çalışmalarının öncülüğünü yapmak,
11. Çeşitli uluslararası sosyal, kültürel, bilimsel aktiviteler yapmak,
12. Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören, şölen, festivaller ve fuarlara katılmak, tertip etmek,
13. Karşıyaka’nın medeniyet, tarih ve doğasının dünya çapında tanıtımını sağlamak,
14. Kalkınmış ülkelerdeki şehircilik yapısını ve insan kaynaklarının incelenmesini sağlamak, birikimlerin aktarılmasına zemin hazırlamak,
15. Karşıyaka Belediyesi ile ilgili uluslararası yazışmaların yapılmasını sağlamak,
16. Karşıyaka’nın ulusal ve uluslararası platformda görünürlüğünün ve temsiliyetinin arttırılması için ulusal ve uluslararası birliklere, organizasyonlara üye olmak ve bunlara ilişkin tüm çalışmaları belediye adına yürütmek ve aktif çalışmalara katılmak,
17. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmakla görevli ve yetkilidir.

MADDE 9- Proje ve Fon - Hibe Birimi

1. AB’ye üye ve aday ülkeler ile ortak projeler hazırlamak ve takibini yapmak,
2. Hazırlanan projeleri uygulayıcı birimlere iletmek, talep halinde açıklayıcı bilgi vermek ve uygulamaları işbirliği içinde izlemek,
3. Kent paydaşları ile birlikte proje üretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,
4. Proje yarışmaları düzenlemek,
5. Belediyenin uygulayacağı projelerle ilgili olarak halk katılım toplantıları düzenlemek,
6. Kent ve yerel yönetim hizmetlerine yönelik politika ve proje geliştirmesine dönük olarak, uzman kişilerden danışmanlık almak ve bu konuda gerektiğinde danışma kurulları oluşturmak,
7. Kentsel kalkınma yönünde çalışmalar yapmak ve projeler geliştirmek,
8. Karşıyaka İlçesinin doğal, kültürel ve tarihi değerlerinin evrensel koruma ilkeleri doğrultusunda yaşatılması ve canlandırılması için projeler üretmek,
9. Kentin daha yaşanabilir ve çağdaş kılınması yönünde her türlü program ve proje hazırlamak veya hazırlatmak; bu amaçla ulusal ve uluslar arası hibe, fon ve kredilerden yararlanmak,
10. Müdürlük ve Belediyenin diğer birimlerince üretilecek projelerle ilgili bütünlük ve koordinasyon sağlamak,

MADDE 10- Araştırma Geliştirme Birimi (AR-GE Birimi)

1. Belediye hizmetlerinin daha verimli ve etkin sunulması yönünde araştırma ve geliştirme çalışmaları yapmak ve projeler geliştirmek,
2. Müdürlüğün görev alanıyla ilgili olarak çağdaş uygulama ve örnek projeleri izlemek, değerlendirmek ve öneriler hazırlamak,
3. Karşıyaka İlçesinin doğal, kültürel ve tarihi değerleri ile ilgili araştırma ve tespitler yapmak,
4. Kültür, sanat,  eğitim, sağlık, turizm ve tanıtım amaçlı mekan ve çevrelerin kazanılmasına yardımcı olmak,
5. Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlamak.
6. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

MADDE 11-  İdari ve Mali işler Birimi

1. Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
2. Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
3. Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
4. İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak,
5. Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,
6. Görev alanına giren ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

MADDE 12- Belediyemizin Üyesi Olduğu Birlikler Birimi

1. Üyesi olunan (Sağlıklı Kentler Birliği, Tarihi Kentler Birliği, İzmir Kuş Cenneti Koruma ve Geliştirme Birliği, Türkiye Belediyeler Birliği, Kıyı Ege Belediyeler Birliği, Ege Belediyeler Birliği) ile birlikte koordineli çalışmak.
2. Karşıyaka’nın daha yaşanabilir ve çağdaş kılınması, ulusal ve uluslararası platformda görünürlüğünün ve temsiliyetinin artması için ulusal ve uluslararası birliklere, organizasyonlara üye olmak ve bunlara ilişkin tüm çalışmaları belediye adına yürütmek ve aktif çalışmalara katılmak.
3. Kent envanterinin oluşturulmasını sağlamak,

MADDE 13- Evrak Kayıt Sistemi ve Arşiv Birimi

1. Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen- giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
2. Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,
3. Müdürlüğe ait gelen ve giden her evrakın bekletilmeksizin, tarih ve sayılarına göre kayda alınarak ilgili evrak defterinde izlemek,
4. Kaydı yapılan evrakı ilgilisine havale etmek,
5. Müdürlüklerde yapılan tüm Yazışmaların birer suretinin konularına göre sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalamak ve arşiv sistemine göre korumak,
6. İşlemi biten evrakları arşive kaldırmak,
7. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından sorumlu olmak,
8. Görev alanına giren ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin alınması
MADDE 14- Büro elemanları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 15- Etüt Proje Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 16- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
MADDE 17-

1. Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır,
2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir,
3. Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale açar,
4. Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir- teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz,
5. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 18-

1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; personel ve Müdür parafı ile Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Ortak Hükümler

Genel Sorumluluklar
MADDE 19- Etüt Proje Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

1. Tüm faaliyetlere ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,
2. Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,
3. Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,
4. Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
5. Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
6. İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
7. Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir.
8. Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır.
9. Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

(10) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
(11) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
                  (12) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunmaz,
                  (13) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder,
                  (14) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir.

ALTINCI BÖLÜM
Denetim
MADDE 20-  Müdürlük çalışmaları ve sonuçları Karşıyaka Belediye başkanı tarafından denetlenir. Müdürlük, başkanın talimatı üzerine çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme ve denetlemeye esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür. Yılsonu raporunun dışında da belli konularla ilgili raporlar başkanlığa sunulur.

YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 21- İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 22- Bu yönetmelik hükümleri; 5393 Sayılı Kanunun madde 18/1-m bendi gereği Belediye Meclisinin onayı ve ilanı ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23- Bu Yönetmelik hükümlerini Karşıyaka Belediye Başkanı yürütür.