T.C.
İZMİR İLİ
KARŞIYAKA BELEDİYESİ
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanağı, Tanımlar

AMAÇ

MADDE 1
Bu yönetmelik, İzmir/Karşıyaka Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğünün Kuruluş, görev ve çalışma esaslarını düzenler.

KAPSAM

MADDE 2
a) Belediye hizmet binaları ve lojmanların genel temizliğini, bakımını, tesisat işlerini ısıtma-soğutma sistemlerinin düzenli çalışmasını, araç havuzunu yönetsel ve teknik süreçler günün koşullarına göre en iyi şekilde iyileştirerek gerçekleştirmek.
b) Karşıyaka Belediyesine bağlı birimlere, ilgili yasa ve yönetmelikler uyarınca verilecek hizmetlerin ifası için gerekli demirbaş malzeme, basılı kâğıt, kırtasiye, sarf malzeme, vasıta araç ve iş makineleri gibi gerekli malzemeleri, yürürlükte bulunan ilgili yasa ve yönetmelikler uyarınca temin etmek.
c) Belediyenin tüm araç ve iş makinelerinin tedarik bakım ve onarımlarını akaryakıt, madeni yağ, antifriz tedarik ve dağıtımını yapmak, yedek parça, araçlara ait sarf malzemeleri ve sabit tesislerle ilgili malzemeleri tedarik etmek, stoklamak ve tüketimini organize etmek.
d) Karşıyaka Belediyesine bağlı tüm tesislerin, binaların, meydan çarşı ve pazaryerlerinin korunması ve güvenlik hizmetinin sağlanması.
e) Halkla ilişkiler, evrak dağıtımı, arşivleme, danışma büro ve yardımcı hizmetlere tabi personel hizmetlerinin sağlanması.
f) Karşıyaka Belediyesinde çalışan 657 sayılı kanuna tabi memur personelin öğle yemeğinin karşılanması.
 

HUKUKİ DAYANAĞI

MADDE 3
Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b bendi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
 

TANIMLAR

MADDE 4
Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar

Belediye    :İzmir Karşıyaka Belediyesini
Başkanlık :Karşıyaka Belediye Başkanlığını
Müdürlük   :Destek Hizmetleri Müdürlüğünü
Personel    :Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm Personeli

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş Yapısı

MADDE 5

Destek Hizmetleri Müdürlüğü norm kadro esaslarına göre ihdas edilmiş ve görevde yükselme şartlarına uygun 1 Müdür, İhale ve Satın alma Şefliği, Şantiye Hizmet Binası Destek Hizmet Şefliği, Hizmet Binası Destek Hizmet Şefliği, Atölyeler Şefliği,  Muhasebe ve Personel Büro Şefliği ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır.  

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki Ve Sorumluluklar

TEMEL İLKELER

MADDE 6
a) Başkanlık makamına karşı sorumluluk bilincinde olmak.
b) Hizmet maliyetlerini düşürmek ve zamandan tasarruf etmek, zamanı doğru kullanmak.
c) Belediye imajının yükseltilerek kamuoyunda Kurumumuza olan güven duygusunu geliştirmektir.
d) Hizmet kalitesini, iyileştirmek.
e) Sürekli değişime ve gelişime açık olmak.
f) Görev alanına giren işlerin yıllık plan ve programlarını yapmak, Müdürlük bütçesini hazırlamak.
g) Müdürlük hizmetlerini yürütürken Kurum içi ve Kurum dışı birimlerle gereken irtibatı ve koordinasyonu  sağlamak.
h) Mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak.
 
MADDE 7

Genel Yapısı
Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün bu günkü kuruluşu görev konularının çeşitlerine dayanmaktır. Müdürlüğün amaç görevleri ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı hem de uygulayıcı yönleri vardır. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre müdürlüğün iki yönlü bir niteliği görülmektedir.

a) Müdürlük kendi konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici, denetleyici, yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır.
b) Ayrıca kendi konularında bizzat uygulamada yapmaktadır. Buna göre yukarıda belirtilen amaçların değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Destek Hizmetleri Müdürlüğünün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.

Genel Görev Yetki Sorumluluk
a) Görev yetki sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar şunlardır.
1. Her eleman görevini yapmak için gerekli yetkiye sahiptir. Yetki ise bir görevi (Nitelik, nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapmak için bağlı bulunan kişi ya da makamdan alınan “Hak” olarak yorumlanmaktadır.
2. Her eleman görevini yapmaktan, eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur. Sorumluluk “bir görevin (nitelik, nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi ya da makama karşı hesap verme yükümlülüğü” anlaşılmaktadır.
b) Yetki devri yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri için yararlandıkları bir yönetim ilkesidir. Yetki devri yasaların çalışma ilkesi ve koşuların sınırlarına göre yapılır. Bir yetkinin devredilmesi sonucunda, yetkiyi devreden yöneticinin o yetkinin kullanılmasından doğan genel sorumluluğu devam eder. Yetkiyi devreden ve devralan arasında yeni bir sorumluluk ilişkisi doğar. Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklardan başka yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu da yüklenmiş olur. Bir göreve vekâleten atananlar o görev için,  gerekli yetkiye sahip olurlar ve görevden dolayı sorumluluk yüklenir.

Müdürlük Birimlerinin Görevleri
a) Atölyeler Şefliğinin Görevleri
1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2. Başkanlıkça onaylanmış çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzeme, gereç, yedek parça ve öteki bütün ihtiyaçları temin etmek, zamanında ve istenen yerde bulundurulmasını sağlayacak tedbirleri almak.
3. Belediye bünyesindeki ağır iş makinelerinin, motorlu araçların, sabit makineler ve müteferrik araçların tüm bakım ve onarımlarını yapmak.
4. Söz konusu makine ve araçların yedek parça ihtiyaçlarını sağlamak,
5. Belediyeye ait tüm araç ve iş makinelerinin, akaryakıt ve madeni yağlarını temin etmek,
6. Araçların trafik sigorta, vize ve egzoz muayenelerini zamanında yapılmasını takip etmek ve yaptırmak,
7. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
b) İhale Ve Satın Alma Şefliğinin Görevleri
1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2. Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve                                                                                      teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek.
3. Mali yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek.           
4. Dış piyasalardan temin edilen malzemenin akreditif, yurda nakil, ithal ve sigorta ile ilgili işlemlerini yapmak.
5. Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak.
6. Birimlerden gelen ihtiyaç ve taleplerin cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak. 
7. Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak,
8. Yurt içi ve yurt dışı ilanlar yapmak,
9. Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik şartnameleri dahilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyonuna arz etmek,
10. İhale kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını takip etmek,
11. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
c) Hizmet Binası Destek Hizmet Şefliğinin Görevleri
1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2. Hizmet binalarının gece ve gündüz güvenliklerini sağlamak,
3. Hizmet binalarının elektrik, telefon, sıhhi tesisat, asansör, kalorifer işlerinin montaj, bakım ve onarımını yapmak ya da yaptırmak,
4. Hizmet Binalarının genel temizliğini yaptırmak,
5. İç güvenliği ile gece güvenliğini disiplinli bir şekilde planlamak ve düzenlemek. Güvenlik görevlilerinin denetimi için kaydedici saatler kullanmak, güvenlik personelinin ani denetimine önem vermek,
6. Hizmet binalarının daha iyi temizlenmesi için yeni önlemler almak,
7. Hizmet binalarında birimler arası evrak akışını sağlamak,
8. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
d) Şantiye Hizmet Binaları Destek Hizmet Şefliğinin Görevleri                    
1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2. Hizmet binalarının elektrik, telefon, sıhhi tesisat, asansör, kalorifer işlerinin montaj, bakım ve onarımını yapmak ya da yaptırmak,
3. Şantiye binasının ve Destek Hizmet binasının, temizliğinin en iyi biçimde yapılmasını ve koordinesini sağlamak, 
4. Teknik ekibin (boya, kalorifer, klima, tesisat, elektrik, ses düzen, vb… ekiplerin) ihtiyaçlarını tespit etmek, gidermek, hizmet akışını sağlamak ve kontrolünü yapmak,
5. Araç havuzunu yönetmek,
6. Hizmetin gerektirdiği durumlarda ilgili birimlere araç tahsisi yapmak,
7. Müdürlüğümüze ait motorlu araçları, hizmetin gereklerine göre sevk ve idare etmek,
8. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
e) Muhasebe Ve Personel Büro Şefliğinin Görevleri
1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2. Birime gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutmak; dağıtımını sağlamak, dosyalama işlemini yürütmek,
3. Tüm personelin idari işlerinin takibini ve yazışmalarını yapmak,  
4. Belgeleri incelemek ve irdelemek,
5. Demirbaş numarasını ilgili birime bildirmek,
6. Ayniyat defterine kayıt yapmak, sarf malzemelerini kartotekse işlemek,
7. Tüketilen sarf malzemelerini ihraç belgesi düzenlemek,
8. Yılsonu sayımını yapmak; eksiklik ve fazlalıkları saptamak,
9. Sayım raporu ve sonuçlarını denetlemek,
10. Sayım sonucu raporunu Encümene bildirmek,
11. Ayniyata ilişkin sayım sonucu raporunu, Belediye Başkanının talimatıyla ilgili yere göndermek,
12. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

MÜDÜRÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 8
a) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak.
b) Alt birim şefleri arasında görev bölümü yapmak, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak
c) Personelin gizli sicillerini doldurmak; Her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; Müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak.
d) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.
e) Çalışma verimini artırma amacıyla kanunları idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları almak abone olmak bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak
f) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, Başkanlığın onayına sunmak.
g) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.
h) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek çalışmaları değerlendirmek.
i) Müdürlüğü ait bütün birimlerin çalışmalarını izlemek, denetlemek ve direktifleri vermek.
j) Müdüriyet kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek.
k) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak.
l) Müdür, Görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
m) Alt Birim Şefleri Görev ve çalışmaları bakımından Müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
n) Alt birim şefliklerinde görevlendirilen personelin yapacağı işle ilgili görevlerin neler olduğu, Müdür ve ilgili alt birim şefi tarafından düzenlenecek bir iç yönergeyle tek, tek açıklamalı bir şekilde belirtilerek personele imza karşılığında verilecek ve personel bu yönergede belirtilen görevleri eksiksiz yapacak ve sürekli olarak çalışma masasında bulunduracaktır.
o) Müdür/müdürlük personelinin devam devamsızlığından sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çalışma Şekil, Esasları Ve İşleyişi

GÖREVİN PLANLANMASI

MADDE 9
Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı arttırmak için çalışmalarını haftalık, aylık, yıllık, olarak planlar ve görevlendirme yaparak çalışma programını görevlendirme çerçevesinde yürüyüp yürümediğini takip eder. Planların gerekçesi ve uygulanabilir planlar olmasına özen gösterilmelidir.

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ

MADDE 10
Destek Hizmetler Müdürlüğünde faaliyetler Müdür tarafından hazırlanan bir plan dahilinde yürütülür. Görevin yerine getirilmesinde diğer birimlerle gerekli koordine Müdür ve Müdürün yetki verdiği Birim Sorumlusu tarafından sağlanır. Destek Hizmetler Müdürlüğü personeli Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak amirlerinden aldığı emri özverili ve itina ile yerine getirmek zorundadır.

DENETİM YAPILMASI

MADDE 11
Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak tüm birim amirleri ait kadrolarının denetiminden sorumludur. Tespit edilen aksaklıkları zaman geçirmeden Müdüre bildireceklerdir. Her türlü disiplinsiz davranışlarda ilgililer hakkında 657 sayılı Devlet memurları Kanunu ve 1475 sayılı İş Kanunu ve Toplu İŞ Sözleşmesi hükümlerine göre işlem yapılacaktır.

İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON

MADDE 12
a) Müdürlük İçi İşbirliği
1. Müdürlük içi işbirliği Müdür tarafından sağlanır.
2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalanıp müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtımı yaptıktan sonra, zimmet defterine işlenerek ilgili memur tarafından gerekli yerlere dağılımı yapılır.
b) Kurum ve Kuruluşlarda Koordinasyon
1. Müdürlükler arası yazışma Müdürün imzası ile yürütülür
2. Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, diğer Kurum ve Kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, Müdürün parafı, Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısı imzası ile yürütülür.
3. Bakanlıklarla yapılacak yazışmalar Valilik Makamınca imzalanmak suretiyle gerçekleştirilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler

YÜRÜRLÜĞE GİRİŞ

MADDE 13
Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Karşıyaka Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 14
Bu yönetmelikteki hükümleri Karşıyaka Belediye Başkanı yürütür.